“Otimização de processos” por Carlos Assef, ex-gerente motivacional da Legado Consultoria Júnior e editado por Mariana Montaño, ex-coordenadora de Comunicação da Legado Consultoria Júnior.

Fazer uma empresa crescer sem aumentar os custos é um dos maiores desafios dos gestores nos dias de hoje. Um caminho que muitas empresas estão buscando para atingir este objetivo é a Otimização de Processos. Esta prática garante diversos benefícios para a empresa, mostrando maneiras de como aumentar a produtividade e a eficiência, melhorando a gestão do tempo.

O que é Otimização de Processos??

Otimização de Processos é o conjunto de ações que uma organização faz para aumentar o desempenho de seus processos. Ou seja, ela tem o objetivo de alcançar ganho de eficiência e produtividade do processo levando a uma redução de custos, matéria prima e aumentos nos lucros.

Este método pode ser usado tanto para um processo empresarial, quanto para um processo industrial.

Os principais passos para realizar a otimização de processos são:

• Mapear as atividades de trabalho ou etapas do processo;
• Identificar os pontos de melhoria;
• Implementar as melhorias;
• Monitorar os resultados

Passo a passo:

I. Mapeamento dos processos

O mapeamento consiste no estudo e levantamento das atividades realizadas em um processo, incluindo a identificação das entradas e saídas. É importante documentar as atividades executadas pelos funcionários, tarefas automatizadas, além das tarefas executadas por terceiros.

Você pode usar algumas perguntas como guia:

• Quais atividades fazem parte do processo?
• Quando começa e quando termina este processo?
• Quem está envolvido em cada atividade?
• Qual é a duração de cada atividade?
• Qual é o resultado esperado?

Com isso, é possível realizar um desenho do fluxo dessas tarefas, o que aumenta a compreensão de como o trabalho é realizado, facilita, a identificação dos pontos de melhorias.

II. Identificação dos pontos de melhoria

Quando o processo já está mapeado, se torna mais fácil e preciso o processo de identificação das falhas e gargalos que afetam a produtividade e o resultado final.

Para essa etapa, algumas perguntas importantes são:

• A atividade realmente pode ser feita automaticamente por computador?
• Todos os passos deste processo são realmente necessários?
• Quanto material de trabalho é gasto?
• Quanto tempo é desperdiçado com retrabalho?
• O que acontece se uma atividade parar?

III. Implementação de melhorias

Depois de conhecer detalhadamente o processo e identificar as possibilidades de mudança e as necessidades de melhoria, é hora de implementar o processo na nova maneira. Esta é uma parte delicada da otimização de processos!

É crucial que todos os contribuintes adotem o novo processo, assim podemos checar por resultados, reunir informação e ver se os melhoramentos foram positivos ou não. Também é válido mostrar as vantagens econômicas e outros benefícios que as mudanças vão trazer para a empresa, isso pode ajudar na adaptação aos novos processos, sejam eles organizacionais, logísticos, operacionais ou outros.

É importante ressaltar que, no caso de uma otimização em um processo industrial, antes de implementar qualquer melhoria é necessário fazer uma Simulação do Processo, para conseguir prever os efeitos das alterações propostas (nova rota de produção ou dimensionamento de equipamentos) e ver se eficiência do processo aumentou.

IV. Monitoramento dos resultados

É preciso monitorar os resultados durante todo o processo de otimização para garantir que as mudanças estão sendo bem executas. Qualquer projeto de otimização é um processo cíclico, que se realizado somente uma vez, não trará soluções para sua organização.

Chegando nesta etapa, é provável que já tenha encontrado algo que pode melhorar, certo? Então, está na hora de recomeçar o processo!

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